マーケティング担当者自身が、コンテンツ制作を行っている場合、作業内容的に業務の標準化はできるのに、なぜか属人化してしまうと悩むことがあります。

実際にコンテンツ制作は少人数で行おうとすると、早い段階でアイデアやネタが枯渇してしまい、継続的にコンテンツの制作と公開ができなくなることもあるため、しっかりとした体制づくりをする必要があるのも事実です。

今回はマーケティング担当者が知っておくべきCMSの基礎知識の中から、導入効果の一つである権限管理で社員みんなが更新出来る点についてお話します。

WordPressなどのCMSがどのような形で権限を管理して社員みんなが更新できるのか

はじめにWordPressなどのCMSがどのような形で権限を管理して社員みんなが更新できるのかについて解説します

WordPressの権限には段階がある

WordPressには、管理者・編集者・投稿者・寄稿者・購読者の5段階の権限があります。管理者にはWordPressに関するすべての権限があります。編集者はテーマやプラグイン、設定、固定ページや他の人が投稿した記事の編集などが行えます。

投稿者は主に記事の作成と公開までが行える権限であり、寄稿者は記事の作成はできますが公開する権限はありません。購読者はWordPressに登録した人のみに特定のコンテンツをやりたい場合に利用できます。

権限を適切に割り当てることで安全にコンテンツや固定ページを編集できる

管理者や編集者はITやWebに強い人材、または実質的な管理者に権限を割り当てておくことで、 WordPress本体の設定や管理、会社概要などの重要な固定ページの編集を知識や責任を持つ人に任せやすくなります。

投稿者は自らコンテンツを公開できる権限を持っていることから、誤って公開してしまう可能性があるため、社員みんなが更新、もしくはコンテンツ制作したいのであれば寄稿者アカウントを上手に使うと良いでしょう。公開するためのチェックする体制を作りたいのであれば、編集者の権限を持つ人が簡単に修正などを行い予約投稿する流れが最適です。

コンテンツや固定ページの編集がOfficeソフトのような使い心地で誰にでも馴染みやすい

WordPressの固定ページや記事の編集画面は、Google ドキュメントやMicrosoft Wordのような形で誰にでも扱いやすく、馴染みやすいインターフェースを備えています。

極端なことをいえば例えばマニュアルがなくても、メニューやボタンをクリックしていくだけで何ができるか表示されるため、社員みんながコンテンツ制作をできるということです。

権限管理で社員みんなが更新する際に利便性と安全性を両立する方法

次に権限管理で社員みんなが更新する際に利便性と安全性を両立する方法について解説します

権限の割り当て方で注意すべきポイント

権限管理の割り当て方で注意すべきポイントとして、コンテンツの制作・チェックと予約投稿・ WordPress 全体の管理の3つに分けて考えることがあげられます。

また権限ごとに利用できる機能が異なることから、権限が低すぎると作業がしにくいということも覚えておくべきです。公開まで任せられると判断した社員であれば投稿者や編集者の方がスムーズですし、逆に勝手に色々と触られたら困ると考えれば寄稿者にするのが良いでしょう。

コンテンツの制作から予約投稿の設定、公開までの流れを明確にする

コンテンツの制作は寄稿者および投稿者、チェックと予約投稿は編集者するなど公開までの流れを明確にしましょう。間違っても社内の人が誰でも勝手に投稿して公開できてしまうようなことは避けるべきです。

また、社内の立ち位置に合わせて権限を割り当ててしまうと、自動的に偉い役職の人が管理者権限を持ってしまうことになりがちですが、誤ってクリックしてしまったという形でWordPressが動作しなくなることも考えられます。偉い役職の人にチェックして欲しい場合でも編集者の権限を割り当てた方が安全だということです。

IPアドレスの制限や二要素認証を導入すれば在宅およびリモートワークでの更新も視野に

さらに幅広くコンテンツ制作をできる人を増やしたい場合、または外部のリモートワーカーや専門家に任せたい場合、 IP アドレスの制限や利用と認証を導入すれば安全に更新ができるようになります。現実問題として、業界や業種的にコンテンツ制作に人的リソースを割り当てられないこともあるので、必要な資料を揃えて質の高いコンテンツを作ってもらう方がスムーズなケースもあります。

実際にコンテンツ制作は社内で、 WordPress 本体のアップデートやカスタマイズなど、技術的な部分は外部の専門家に任せた方が安全性を高めることに繋がります。

まとめ：コンテンツ制作や編集に対する苦手意識を持たないことも大事

今回はマーケティング担当者が知っておくべきCMSの基礎知識の中から、導入効果の一つである権限管理で社員みんなが更新出来る点についてお話しました。

現実問題としてコンテンツ制作は文章や画像の組み合わせのみです。もちろん音声や動画を入れ込むとすれば大変ですが、操作的にはOfficeソフトを使うのと何ら変わらない難易度であるということを理解してもらいましょう。

社内全体で、誰もがコンテンツ制作できるようになれば、継続的かつ安定的にコンテンツへのアクセスが増え、結果的に利益が売上が上がるということを覚えておきましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。

この記事がWordPressなどのCMSで社員が誰でも編集や投稿できるようにするにはどうすれば良いか知りたかった方のお役に立てれば幸いです。